Bedrijfsvoering

Herijking formatie
De toenemende werkdruk was eind 2021 aanleiding om een onderzoek te laten uitvoeren naar de structurele financiële en personele positie van provincie Flevoland. Dit onderzoek, uitgevoerd door het gespecialiseerde onderzoeksbureau Cebeon, wees uit dat Flevoland op dit moment 11% minder uitgeeft aan haar formatie dan vergelijkbare andere provincies. Dit ondanks het feit dat Flevoland aanmerkelijk meer gebruik maakt van (duurdere) externe inhuur. Daarnaast zal ook de groeiopgave een aanzienlijke extra inzet van mensen (€ 22 mln.) en middelen (€ 20 mln.) vragen. Deze analyse en de meerjarige ontwikkelingen zijn in 2022 toegelicht en met Provinciale Staten doorgesproken.

De verwachte financiële en personele consequenties van de groeiopgave zullen worden betrokken in de afspraken tussen Rijk en regio over de 'Strategische Agenda Flevoland'. Om de huidige achterstand in de formatie in te lopen is een structurele verhoging van het formatiebudget van € 6,7 mln. nodig. In de Perspectiefnota die PS hebben vastgesteld is voorgesteld hiervan in 2023 een verhoging van € 1,3 mln. toe te kennen en de besluitvorming over de resterende € 5,5 mln. over te laten aan het volgende college.

Doorontwikkeling organisatie
Natuurlijk gaat het er vooral om dat de organisatie goed is toegerust voor de taken waarvoor zij zich gesteld ziet. En dat hangt zeker niet alleen af van de omvang van het ambtenarenapparaat. Het gaat ook om de manier van werken, om de kennis en vaardigheden van de mensen die onze organisatie vormen. Dat is ‘het gezicht’ van de provincie naar buiten en bepaalt hoe succesvol we onze provinciale rol invullen. Die kwaliteiten van de organisatie moeten goed aansluiten op waar de samenleving behoefte aan heeft. En dat verandert mee met de samenleving. Het vraagt voortdurende aandacht om te kunnen blijven voldoen aan de eisen van de tijd. Onder de noemer ‘Doorontwikkeling organisatie’ worden verschillende trajecten uitgevoerd om de organisatie daarvoor beter toe te rusten. Deze richten zich vooral op de cultuur en de manier van (samen)werken. De versterking van eigenaarschap is daarin een belangrijk doel. Daarom zijn we in 2022 gestart met de systematiek van timeboxen, waarin medewerkers verantwoordelijkheid krijgen en nemen in het oplossen van een aantal organisatiebrede vraagstukken.

Interne beheersing en rechtmatigheid
Het verslagjaar 2022 is gebruikt om intern proef te draaien met de rechtmatigheidsverantwoording. Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is inmiddels aangenomen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is onderdeel van dit wetsvoorstel. De invoering van de RMV onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van GS en heeft naar verwachting een kwaliteitsverhogend effect op de (financiële) bedrijfsvoering bij provincies. We toetsen ons eigen handelen aan wet- en regelgeving, de afspraken die met PS zijn gemaakt en leggen daarover verantwoording af. Deze werkwijze sluit aan bij de werkwijze zoals die bij de Rijksoverheid reeds gangbaar is, waar de minister direct verantwoording aflegt over de (financiële) rechtmatigheid aan de Tweede Kamer. Daarnaast beoogt de wet dat het gesprek over de rechtmatigheid plaatsvindt tussen GS en PS en niet met de accountant. Op die manier kunnen PS hun controlerende taak beter invullen. De accountant is dan alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing van de jaarrekening waarvan de RMV van het college onderdeel uitmaakt.

Door middel van het proefdraaien doet de organisatie ervaring op voor het verslagjaar 2023, wanneer het college van GS bij wet verplicht wordt om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording maakt in het proefjaar nog geen onderdeel uit van de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant in zijn controleverklaring niet langer een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening. In plaats daarvan moeten GS in de jaarrekening verantwoording over de rechtmatigheid afleggen. Om een getrouwe rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023 af te kunnen geven is er in 2022 gestart met het opstellen van een implementatieplan.

De zekerheid die het college verkrijgt om de verantwoording af te kunnen leggen over de rechtmatigheid, komt voort uit de (verbijzonderde) interne controles die zijn ingeregeld op basis van de 'Financiële verordening 2021'. In de verordening is geregeld dat het college zorg draagt voor een periodieke interne controle ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening. De verbijzonderde interne controles worden gestructureerd uitgevoerd en beslaan tenminste de grootste geldstromen binnen de provinciale begroting (subsidies, inkoop en personele lasten) aangevuld met een controle op begrotingswijzigingen en periodiek wisselende onderwerpen. De wijze waarop deze controles zijn vormgegeven vloeit voort uit beleid omtrent de verbijzonderde interne controle dat het college heeft vastgesteld.

Naar aanleiding van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten in 2021 op het gebied van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels, zijn in 2022 de interne procedures aangescherpt. Met name op de procedure 'inhuur personeel'. Daarnaast zijn de 'Licenties IT-applicaties' en 'Trafficmanagement', die vorig jaar tot onrechtmatigheden hebben geleid, opnieuw aanbesteed. Dit betekent niet dat er in 2022 geen sprake meer is van aanbestedingsfouten, maar dit is het gevolg van de zogenaamde 'doorloopcontracten' vanuit het verleden die meetellen voor de rechtmatigheid 2022.

Rechtmatigheid - geconstateerde onrechtmatigheid
Tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden heeft de accountant geconstateerd dat elf opdrachten zijn verstrekt in afwijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De contractwaarde van deze opdrachten in 2022 en volgende jaren bedraagt cumulatief € 2,84 mln.

De accountant heeft zich ook in zijn derde controlejaar niet alleen gericht op de gebeurtenissen in jaarschijf 2022, maar ook op de inkooptrajecten in de jaren daarvoor die hebben geleid tot een last in 2022 en later. De geconstateerde afwijkingen hebben daarom mede een oorsprong van voor 2022. Om die reden is de controle ruimer dan enkel de grenzen van jaarschijf 2022.

De geconstateerde onrechtmatigheden hebben betrekking op de onderdelen 'Externe inhuur van personeel', 'Licenties IT-applicaties' en 'Inkoop overige leveringen en diensten':

• Flexibele arbeidskrachten en overige inhuur: € 0,96 mln.
• Software: € 1,24 mln.
• Inkoop overige leveringen en diensten: € 0,64 mln.

In de bestuurlijke reactie op het accountantsverslag zal een uitgebreide toelichting worden opgenomen op de bovenstaande fouten, als ook de getroffen en de te treffen beheermaatregelen.

Programma ‘Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering’ afgerond
In 2022 is het programma ‘Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering’ nagenoeg afgerond. De migratie naar het Hybrid Cloud Datacenter is, ondanks het extreem stormachtige weekend, succesvol verlopen met een beperkt aantal restpunten en geen noemenswaardig incidenten. Daarna is direct gestart met de aanbesteding van de dienst ‘veilige connectiviteit en toegang’. Deze aanbesteding is eind 2022 afgerond en gegund. Aanleiding voor deze aanbesteding was naast voldoen aan rechtmatigheid ook het feit dat verschillende onderdelen van de huidige netwerk- en security omgeving aan het eind van hun economische en technologische levensduur zijn. Van een IT-omgeving die gekenmerkt werd door een hoge mate van versnippering kunnen we nu groeien naar één geïntegreerd geheel van ‘managed services’, die aan hoge eisen voor informatiebeveiliging en privacy kan voldoen.

Op deze wijze kunnen wij zo goed mogelijk de ingezette weg van het steeds meer verschuiven van onze informatiesystemen naar de ‘Cloud’ zo flexibel (plaats onafhankelijk) en op een zo’n veilig mogelijke manier realiseren. Door zowel het IT-landschap te vereenvoudigen als te (laten) moderniseren kan onze IV-organisatie verder groeien naar een regieorganisatie en kan onze provincie groeien naar de wendbare en flexibele netwerkorganisatie die we willen zijn. Het biedt straks een stevige technische basis voor data uitwisseling met medeoverheden en andere partners zodat gezamenlijk aan de complexe vraagstukken gewerkt kan worden. Het is daarmee de start van de digitale transitie.

Digitaal Stelsel Omgevingswet
Ondanks het feit dat de Omgevingswet opnieuw is uitgesteld zijn er in 2022 er grote stappen gezet in de ontwikkeling van het 'Digitaal Stelsel Omgevingswet' (DSO). Het project heeft in 2022 de meeste wettelijke verplichtingen rond het DSO gerealiseerd voor de test- (pre) en productieomgeving, zoals de aansluiting op het Omgevingsloket en op een deel van de landelijke voorziening. Daarnaast is een regelbeheersysteem aangeschaft, geïnstalleerd en aangesloten op de DSO landelijke voorziening en hebben we de samenwerkingsomgeving ingericht voor de test- (pre) en productieomgeving. Eind 2022 hebben we het project zover afgerond dat begin 2023 het project DSO kan worden opgeleverd en overgedragen aan de lijnorganisatie. Het beheer wordt eveneens overgenomen door de lijnorganisatie; zij zorgt vervolgens voor de implementatie en doorontwikkeling van het DSO.

Datamanagement
Naast het uitvoeren en onderhouden van het instrumentarium voor de reguliere en wettelijke taken op het gebied van basisregistraties en diverse monitors zijn dit jaar verdere stappen gezet om het datagedreven werken in onze organisatie te verankeren. Samen met GEO, OBI en INFRA collega’s is gewerkt aan een datastrategie. Deze strategie geeft koers aan onze ambitie om onze data nog beter vindbaar, toegankelijk en toepasbaar te kunnen maken zodat (Geo-)informatie integraal onderdeel kan worden van onze processen voor het maken en uitvoeren van beleid. Er is in 2022 een ontwikkelplan GEO opgesteld met hierin ontwikkellijnen om deze doelen te bereiken. Tevens is er met een brede vertegenwoordiging uit de organisatie een verkenning gedaan naar de digitalisering van bouwwerkinformatie (BIM) bij de provinciale taken. De uitkomsten van deze verkenning zullen in 2023 hun beslag krijgen in een ontwikkelplan datagedreven asset management.

Er wordt gewerkt aan de opbouw van 3D Flevoland , een ‘Digital Twin’. Een digitale tweeling is een representatie (visualisatie) van de fysieke leefomgeving op basis van 3D-data van gebouwde en landelijke omgeving, boven- en ondergronds. Daaraan kunnen gedetailleerde statische data toegevoegd worden over allerlei domeinen. Het gebruik van een digitale tweeling helpt bij de totstandkoming van inzichten om te komen tot gedragen ingrepen in de fysieke leefomgeving. De visualisatie van de werkelijkheid en simulaties van de toekomst helpen de ontwerpers, opgavemanagers, beleidsmakers, bestuurders en beheerders om te komen tot gezamenlijke beeld-, oordeels- en besluitvorming. Door deze technologie, werkwijze en kennis op stedelijke en regionale schaal toe te passen worden oplossingen slimmer, sneller en steviger. We werken hierin direct samen met het waterschap, gemeenten Dronten en Almere en houden ook de andere Flevolandse gemeenten op de hoogte over de ontwikkelingen.

Datagedreven werken
Datagedreven werken ondersteunt werkprocessen in de hele keten van ontwerp tot beheer. Als de data op orde is en informatiestromen verbeteren, kunnen dubbelwerk en fouten voorkomen worden waardoor faalkosten verminderen. Data moet éénmaal vastgelegd worden en meervoudig gebruikt kunnen worden. Hierdoor wordt niet alleen de informatiepositie van de provincie versterkt maar draagt het ook bij aan een goed en transparant participatieproces. Het kan ervoor zorgen dat er weloverwogen keuzes gemaakt kunnen worden bij het realiseren van onze ambities en opgaven, zeker als deze met elkaar moeten concurreren. We hebben immers vaak te maken met een stapeling van opgaven en ambities op het gebied van de woningbouwopgave, energietransitie, klimaatadaptatie, landbouw, circulaire economie en mobiliteit.

Door goed gebruik van data te maken kunnen we ook inzetten op de kracht van 3D visualisatie. Dit impliceert dat we de wijze waarop we nu onze data en informatie opslaan zullen moeten aanpassen en ons meer zullen moeten confirmeren aan standaarden en een meer uniforme werkwijze. Data moet aan het begin van de keten zoveel mogelijk als geodata worden opgeslagen om het eenvoudiger te ontsluiten, te visualiseren, te simuleren, te monitoren en door te geven in de procesketen.

Door de toenemende complexiteit en hoeveelheid data, wordt kennis van data toepassingen en de juiste manier van uitwisseling van bestanden een basisvaardigheid voor een grotere groep medewerkers. We zullen ons moeten committeren aan het aanleren van nieuwe vaardigheden en ons houden aan de afspraken die horen bij het op de juiste wijze opslaan van onze data en informatie. Een belangrijke pijler om het datagedreven werken mogelijk te maken is het dataplatform. Het helpt bij het in samenhang combineren van data, het analyseren, het ontsluiten en visualiseren voor een bredere doelgroep en biedt ook kansen voor monitoring en rapportages.

Doelstelling is data zoveel mogelijk los gekoppeld van werkprocessen en applicaties te ontsluiten voor een zo’n breed mogelijk publiek (eerst intern en later ook extern). Als PF willen we toewerken naar alle data op één datainfrastructuur voor zowel woningbouw, landbouw, energie en mobiliteit. Dit kunnen wij niet alleen en daarom wordt de samenwerking opgezet met de 6 Flevolandse gemeenten en het waterschap.

Er zijn meerdere instrumenten om data te vertalen naar producten op basis waarvan we strategische beslissingen kunnen nemen. Daarom willen we een aantal pilots uitvoeren waar we van kunnen leren en die kunnen uitgroeien naar nieuwe werkmethoden.

Informatiestrategie 2021-2024
In 2020 is de 'Informatiestrategie 2020-2024' vastgesteld. De ambitie van provincie Flevoland met betrekking tot digitalisering is:

• Provincie Flevoland werkt digitaal in de volle breedte;
• De beleid-/besluitvorming bij provincie Flevoland is data-gedreven en ‘evidence based’;
• De informatie en data van Flevoland zijn digitaal duurzaam, toegankelijk en open.

De vervanging van het financiële pakket is gestart, de upgrade van het document management is succesvol uitgevoerd en de aanbesteding van het HR systeem is eind 2022 in de markt geplaatst. Het project 'Digitale handtekening' en de verkenning voor een toekomstgerichte werkplek, inclusief optimaal gebruik van Microsoft365, is opgestart. Het relatiemanagement (CRM) is op kleine schaal uitgerold en kan desgewenst uitgebreid worden. Ook het Dataplatform is in productie gebracht. Voor verdere digitalisering van het inkoopproces zijn eind 2022 de voorbereidingen getroffen en zal in Q1 2023 het nieuwe intakeproces in gebruik genomen kunnen worden.

Interprovinciale Digitale Agenda 2.0
De diverse programma’s vanuit de 'Interprovinciale Digitale Agenda' hebben een aantal belangrijke resultaten gehaald zoals de interprovinciale gids ‘ethiek en digitale transformatie’. De gids gaat in op de belangrijkste waarden van waaruit provincies handelen, geeft richting voor borging van ethiek op organisatieniveau en biedt concrete handvatten voor projecten. Ook zal er een Interprovinciale Ethische Commissie worden opgericht. Het Fieldlab energietransitie en alle betrokken experts hebben een kernset van indicatoren gedefinieerd en geoperationaliseerd voor alle provincies. Hierdoor is het mogelijk de energietransitie op provinciaal niveau te monitoren en zo te rapporteren als één bestuurslaag. De provincies hebben in onderhandeling met Microsoft nieuwe afspraken kunnen maken over Microsoft-producten. Hiermee is bij bepaalde producten de digitale weerbaarheid het best geborgd. Het contract levert de provincies financiële, organisatorische en/of juridische voordelen op.

In het 'Manifest open data' staan de provinciale standpunten uitgewerkt ten aanzien van open data. Met dit stuk is een gezamenlijke ambitie uitgesproken dat als stip op de horizon dient. Er is een 'Informatiekundige visie' opgesteld. In deze visie is uiteengezet waarom informatievoorziening essentieel is voor de provinciale opgaven. De visie benadrukt dat een schaalsprong nodig is op de provinciale informatievoorziening om de rol als gebiedsautoriteit waar te maken. De schaalsprong vraagt veel middelen en ontwikkeling en daarom zullen de provincies nog meer in gezamenlijkheid moeten optrekken.

Daarnaast is de 'Interprovinciale innovatiestrategie' opgesteld. De innovatiestrategie doet handreikingen om kennisdeling tussen de provincies te versterken en bevat 7 inhoudelijke doelen gericht op digitale innovatie in de provinciale opgaven en taken. Tot slot is eind 2022 een 'White Paper Digitalisering' samengesteld. Het 'White Paper Digitalisering' met daarin 5 adviezen ten aanzien van de vervolgaanpak voor het thema 'digitalisering' in de komende coalitieperiode, zal in Q1 2023 door de Bestuurlijke Kopgroep Digitalisering (BKD) aan het IPO bestuur worden aangeboden.

Digitale weerbaarheid
In 2023 zullen nieuwe “Europese Acts” op het gebied van Digitalisering impact hebben op de bedrijfsvoering van Provincie Flevoland, met name op cyberweerbaarheid, privacy en data. De vastgestelde ‘Informatiestrategie 2021-2024’ zal hierop moeten worden aangepast en in 2023 worden uitgebreid naar een gezamenlijk vast te stellen ‘Digitaliseringsstrategie’.

De eerste stappen voor het verbeteren van onze digitale weerbaarheid zijn al gezet in 2020 met de vaststelling van een informatiebeveiligingsbeleid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (gemeenschappelijk kader overheid voor basis veiligheidsniveau) en de IPO afspraken omtrent een gezamenlijk streven naar ISO27001 certificering. Belangrijk onderdeel hierin is dat de gezamenlijke provincies werken aan de oprichting van een Informatieknooppunt Cyber Security (IKP CS). Doelstelling is om per 31-12-2023 ISO27001 certificeerbaar te zijn. Versterking en borging van cyberweerbaarheid is een randvoorwaarde geworden voor de verdere digitalisering van de provincie. Informatieveiligheid is een maximaal samenspel tussen bestuur, directie en de CISO en Functionaris Gegevensbescherming (FG). Op basis van risicoanalyses specificeren en prioriteren we de generieke maatregelen en werken we deze uit naar specifieke maatregelen. Het proces waarmee de provincie de effectiviteit van de genomen maatregelen ten opzichte van de toenemende risico’s beoordeelt vindt continu plaats. Door middel van het opzetten van een managementsysteem voor informatieveiligheid willen we sturing geven aan de digitale weerbaarheid. Het managementsysteem richt zich op het bewaken van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie en de bijbehorende voorzieningen van informatieverwerking. We starten met de processen Bibob, Burgemeesterszaken en Koninklijke onderscheidingen.

Monitoring aanbevelingen
Bij de Jaarstukken 2022 wordt als bijlage een monitor van de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer gevoegd over de periode 2017 - 2022.