Bedrijfsvoering

HRM

Werkbelevingsonderzoek
In het kader van het personeelsbeleid is een werkbelevingsonderzoek onder medewerkers gehouden. De uitkomsten laten zien dat medewerkers de organisatie als een prettige en sociaal veilige omgeving ervaren. Medewerkers hebben een hoge mate van bevlogenheid, zien zichzelf als proactief en kunnen de nodige invloed uitoefenen.  

Wat betreft welzijn en werkdruk geven medewerkers aan een hoge herstelbehoefte te hebben. Ook besteden ze relatief veel tijd aan het opvolgen van regels, voorschriften en richtlijnen.
Het werkbelevingsonderzoek laat zien dat medewerkers willen bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelen. Ze vragen het management daarvoor ruimte en handvatten te bieden.
Op basis van de aandachtspunten en verbetersuggesties uit het werkbelevingsonderzoek zijn aanbevelingen gedaan die een vervolg krijgen in verbeteracties.

Duurzaam woon-werkverkeer
Zaken als de coronacrisis, onregelmatigheden in het openbaar en de omslag naar het hybride werken, hebben ervoor gezorgd dat het aantal reisbewegingen in het woon-werkverkeer sterk is afgenomen. Omdat thuis werken veel meer geaccepteerd en gebruikelijk is, maken medewerkers individuele keuzes in wanneer en hoe ze naar kantoor willen reizen en zijn er minder vaste patronen in het woon-werkverkeer. Dit heeft er onder meer toe geleid dat de vaste openbaar vervoer abonnementen zijn afgeschaft en medewerkers hun reiskosten declareren. En door het verminderen van het aantal reisbewegingen heeft het hybride werken een extra impuls gegeven aan de verduurzaming van het woon-werkverkeer.

Participatiewet
De coronacrisis heeft ook voor Flevoland een negatieve invloed gehad op het aannemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Door een actief wervingsbeleid en het bieden van goede faciliteiten en begeleiding aan medewerkers met een beperking, heeft de provincie toch weer kunnen voldoen aan de quotumnorm voor de Participatiewet.

Ook nu de coronacrisis lijkt op te lossen, is nog steeds sprake van een krappe arbeidsmarkt. Het aanbod van mensen uit de doelgroep van de Participatiewet neemt af, terwijl werkgevers door de stijging van de quotumnorm juist meer medewerkers met een arbeidsbeperking in dienst willen nemen. Dit bemoeilijkt onder meer de werving van hoog opgeleiden met een afstand tot de arbeidsmarkt. 

Om haar taken te kunnen uitvoeren heeft de provincie voldoende en goed gekwalificeerde ambtenaren nodig. Het is de rol van HRM om dit te bewaken.

Financiële applicatie
Binnen provincie Flevoland is in 2022 hard gewerkt aan de vervanging van het huidige financiële systeem, dat al sinds 2013 in gebruik is. Dit nieuwe financiële systeem moet niet alleen de medewerkers faciliteren bij de huidige financiële werkprocessen, maar ook belangrijke verbeteringen opleveren, waaronder een uitgebreide project- en activa-administratie. Daarnaast moet het nieuwe systeem flexibel (genoeg) zijn om de in gang gezette ‘door-ontwikkeling’ van de organisatie te faciliteren, waaronder financiële sturing en opgavegericht werken.
Bij de aanbesteding (eind 2021) is de keuze gevallen op SAP dat ook al bij 4 andere provincies in gebruik is en dat (als clouddienst) wordt geleverd door de firma iQibt.

Begin 2022 is gestart met het project. Gaandeweg het jaar bleek dat de aangeboden (‘standaard’) oplossing op belangrijke onderdelen onvoldoende aansloot op de processen van de provincie en dat meer tijd nodig was om het systeem ‘passend’ te maken. Daarbij moest worden vastgesteld dat de implementatiedatum van 1 januari 2023 niet meer realistisch was. Omdat het niet verstandig is (en door alle experts wordt afgeraden) om midden in een boekjaar te starten met een nieuw financieel systeem zal 1 januari 2024 dus de nieuwe startdatum worden. Deze vertraging betekent echter niet dat een volledig jaar wordt verloren. Het project focust nu op het opleveren van goede 1e versie van SAP in van 2e kwartaal 2023 en wil de maanden daarna gebruiken voor een 2 ^e versie waarin actuele organisatieontwikkelingen en keuzes uit het nieuwe college-akkoord kunnen worden meegenomen. In november en december zal de implementatie worden voorbereid (onder andere met de nodige trainingen) zodat er van vanaf 1 januari 2024 goed gewerkt kan worden met het nieuwe financiële systeem SAP.

Informatieveiligheid
Sinds de vaststelling van het informatiebeveiligingsbeleid (2020) heeft de nadruk gelegen op het implementeren van organisatorische beheersmaatregelen conform de Baseline Informatiebeveiliging (BIO).
De maatregelen die de BIO voorschrijft zijn afhankelijk van de classificatie van bedrijfsprocessen op 3 verschillende basisbeveiligingsniveaus (laag, midden en hoog). Dit niveau is bepaald na een eenvoudige uitvoering van risicomanagement. In 2021 heeft dit geleid tot identificatie en analyse van risico’s op 54 organisatieprocessen. Een tiental processen scoorde een hoog risico, voor deze processen is in 2022 een aanvang gemaakt met de uitvoering van meer diepgaande risicoanalyses en konden er 4 worden afgerond en vastgesteld voor eind 2022. Met de uitvoering van bovenstaande activiteiten is er vooruitgang geboekt ten aanzien van de werking van de BIO (en de ambitie richting certificeerbaar zijn conform de ISO27001 norm per 31/12/2023).

Daarnaast is er gewerkt aan het inrichten van een managementinstrument om informatieveiligheid (conform diezelfde ISO27001 norm) te waarborgen en te besturen. Dat doen we in nauwe samenwerking met een kopgroep van een zestal provincies. Tot slot wordt in een interprovinciale samenwerking gewerkt aan de oprichting van een Informatieknooppunt Cyber Security (IKP CS), zodat er wordt aangesloten op het cyberdreiging netwerk van het NCSC.

Inkoop en aanbesteding

Voor 2023 en volgende jaren stellen we een nieuw inkoopbeleid op. Dit zal door de nieuw te vormen PS worden vastgesteld.
In dit inkoopbeleid zijn thema’s opgenomen voor 'Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen’ (MVOI). Deze thema’s worden toegepast bij alle aanbestedingen op basis van ‘comply or explain’. Dit betekent dat bij alle inkopen vooraf wordt bepaald of, en zo ja, op welke wijze invulling kan worden gegeven aan de thema’s 'Klimaat- en Milieubewust inkopen', 'Circulair inkopen', 'Sociaal inkopen' (op basis van de PS-motie #3040260) en 'Ethisch inkopen' (inclusief ketenverantwoordelijkheid ISV). De provincie kiest ervoor om naast de inzet vanuit de Participatiewet/ Quotumwet de focus te leggen op sociaal inkopen door het toepassen van Social Return. Ook Social Return wordt toegepast bij alle aanbestedingen op basis van ‘comply or explain’. 
Verder kiest de provincie ervoor om ook bij inkopen aandacht te hebben voor diversiteit en inclusie.

Het inkoopbeleid sluit onder andere aan bij:

• Eigen afspraken zoals het coalitieakkoord 2023-2027 en de door de provincie ondertekende 'Green Deals';
• Afspraken in samenwerkingsverband gesloten, zoals de Metropool Regio Amsterdam (MRA);
• Landelijke afspraken zoals het 'Klimaatakkoord', het 'Schone Luchtakkoord' en het 'Deltaplan Biodiversiteitsherstel'.

Parallel aan de ontwikkeling van het inkoopbeleid, wordt onder andere gewerkt aan de borging en monitoring en het contractmanagement. Contractmanagement speelt niet alleen een cruciale rol bij borging en monitoring van het nieuwe inkoopbeleid maar ook bij de beheersing van de rechtmatigheid.